3PL, elementos básicos para una operación exitosa

Los operadores logísticos o 3PL (Third Party Logistics), son empresas especializadas en la prestación de servicios para llevar a cabo actividades logísticas tales como el almacenamiento, la preparación, el surtido de pedidos, el mantenimiento de los inventarios, la carga, el transporte, la entrega, la logística inversa, los servicios aduanales, los servicios de maquila y las actividades de valor agregado, como son el empaque o reacondicionamiento para los productos y/o materiales pertenecientes a sus clientes o socios comerciales.

Suelen especializarse en el manejo de productos de diferentes sectores como medicamentos, alimentos, refacciones, productos químicos, materias primas, equipos electrónicos o de tecnología, productos en temperatura controlada, e-comerce, retail, etcétera y pueden enfocarse en una o varias de las tareas que se mencionaron al inicio del presente artículo; incluso los grandes 3PL ofrecen servicios a más de un sector industrial.

En resumen, un 3PL brinda, de manera simultánea o no, servicios, infraestructura y sistemas logísticos; asume la responsabilidad –y el valor que ello representa– de garantizar que los bienes y productos de sus clientes se encuentren disponibles en el mercado en tiempo y forma, manteniendo su calidad e integridad,

Los 3PL existen como respuesta a las necesidades de las empresas de abastecer sus productos resolviendo la complejidad de la cadena de suministros; buscado eficiencia en los costos, debido a la economía de escala que generan por medio de la concentración de altos volúmenes de operación. Al gestionar simultáneamente varias actividades, el operador logístico aprovecha la consolidación encontrando sinergias que representan mejoras para sus clientes, garantizando que sus productos estén disponibles en el mercado para cubrir las expectativas de los consumidores. Además, suelen caracterizarse por la flexibilidad de sus operaciones, el uso optimizado de la tecnología, la amplia cobertura geográfica, la capacidad de integración de servicios, una sólida estructura de transporte, los sistemas de comunicación avanzados, pero sobre todo cuentan con instalaciones y equipos que garantizan la integridad de los productos y mercancías. Así, todos estos elementos se encuentran enfocados en la reducción de los costos y la mejora en el nivel de servicio de quienes utilizan sus servicios.

¿Qué ventajas se obtienen al contratar un 3PL?

Los servicios que presta un 3PL deben representar ventajas competitivas para quienes no disponen de cierto volumen de distribución y no cuentan con experiencia en el uso de sus propios equipos ni con personal para atender la operación de los mismos, o aquellos que necesitan velocidad para iniciar operaciones y no tienen el tiempo o el capital necesarios para montar la infraestructura apropiada. Incluso para empresas que poseen una estructura logística robusta, los servicios que los 3PL ofrecen les permite modificar y expandir sus operaciones de manera rápida sin tener que realizar fuertes inversiones de recursos.

El uso que cada empresa haga de un 3PL se da en función de su modelo de operación, que es la forma en la que una empresa lleva a cabo la distribución de sus productos, y en la actualidad pueden identificarse tres modelos:

El primero corresponde a una operación propia, en la que todos los elementos de la cadena de suministros forman parte de la estructura organizacional propia de la empresa. Esta manera de operar requiere de un alto nivel de inversión y de recursos para su puesta en marcha, por lo que aquellas compañías que optan por esta alternativa buscan tener el control de todos los elementos involucrados para garantizar un alto nivel de servicio a sus clientes.

En el segundo modelo, conocido como operación tercerizada, se contrata a un proveedor especializado en servicios logísticos –un 3PL–, el cual realiza las operaciones necesarias para distribuir sus productos. Sin embargo, a diferencia del primero, en este las empresas no realizan ningún tipo de inversión, ya que toda la infraestructura es suministrada por el 3PL, lo cual si bien genera una alta dependencia también permite una flexibilidad en el crecimiento o disminución de la operación, mismos que no es posible alcanzar con una operación propia.

Por último, existen los modelos híbridos, en los que la empresa decide encargarse de algunos servicios mientras que otros son operados por un 3PL, y es común que se implemente en regiones donde las compañías con operación propia no tienen presencia o su masa crítica no justifica la implementación de una distribución con sus propios recursos.

La adopción de uno u otro modelo dependerá de la estrategia que cada empresa diseñe para cumplir con el nivel de servicio requerido a un costo competitivo. En muchas ocasiones se cree que aquellos que involucran la participación de un 3PL tienden a tener un mayor grado de complejidad que compromete el éxito de las operaciones, lo cual es totalmente erróneo si se considera que el éxito o el fracaso de una operación no se relaciona con el modelo que se adopte.

No obstante, sin importar que sea de operación tercerizada o híbrido, es importante tomar en cuenta algunos elementos fundamentales que ayudarán a lograr que el uso de un operador logístico se traducirá en una operación exitosa:

• Identificar cuáles son los motivos que sustentan la decisión de utilizar un 3PL en cualquier estructura operativa.
• Tener claros los elementos fundamentales que el servicio de un 3PL debe de cubrir.
• Establecer los objetivos que se desean alcanzar y el impacto de estos en el resultado de los servicios, así como también los elementos de evaluación para el cumplimiento de los mismos.
• Integrar al 3PL como parte de la estructura organizacional de la empresa.

Motivos para tercerizar una operación

Entre los motivos más destacados para que una empresa decida contratar los servicios de un 3PL se encuentran los siguientes:

Como se puede apreciar las empresas tienen que evaluar de manera minuciosa los motivos por los cuales decidirían si su distribución, o parte de esta, debe o no ser llevada a cabo por un 3PL, ya que la falta de definición, análisis y claridad en sus razones para tomar tal decisión podría ocasionar graves problemas en el resultado de los servicios solicitados. Por otro lado, los 3PL también deben tener claros los motivos, actuales y futuros, que originan la decisión de sus clientes al solicitar sus servicios. Es importante destacar que este aspecto es fundamental, ya que los resultados que se obtengan dependerán del entendimiento de lo que motivó su decisión.

Elementos fundamentales de los servicios tercerizados

Son cuatro los elementos que se consideran primordiales y que establecen la base de los servicios que los 3PL ofrecen:

• Flexibilidad: la facilidad que tiene el 3PL para ajustar sus servicios a condiciones diferentes a las establecidas en un inicio.
• Comunicación: permite a los clientes y al prestador de servicios tener claridad sobre el avance y resultado de las operaciones, así como de posteriores cambios, revisiones, ajustes o escalamientos para alcanzar los objetivos comunes.
• Calidad: el cumplimiento de todos objetivos de servicio establecidos al precio acordado y que se manifiesta en la percepción del cliente o el consumidor final.
• Valor: la relación del precio que se paga por el servicio en función de la calidad y la cantidad de las operaciones realizadas (o mercancías entregadas).

En el ámbito de las operaciones logísticas una relación de servicio exitosa depende del equilibrio de estos elementos, ya que la carencia o la falta de atención en alguno de ellos puede generar un desequilibrio en la relación entre la empresa y el 3PL, que a largo plazo podría ocasionar un decremento en el nivel de servicio a los clientes finales o una pérdida de utilidades para ambos.

Definición de los objetivos y los elementos de evaluación

Anteriormente se mencionó que el objetivo de una operación tercerizada se centra en conseguir un alto nivel de atención al cliente con un costo competitivo, y para lograrlo es necesario que las empresas establezcan objetivos particulares sobre los cuales se evaluará el desempeño de los servicios, por lo que es recomendable que éstos se establezcan antes de la contratación del 3PL y se ajusten o evalúen de manera periódica.

Los objetivos deben definirse en función de las actividades operativas que se realicen, por lo tanto, es necesario tener claro cuáles son las funciones por las que se contrató al 3PL. No obstante, también se miden conforme a los resultados que arrojen los diferentes indicadores de la operación, los Key Performance Indicators (KPI’s, por sus siglas en inglés) que se establezcan. A continuación se muestran algunas actividades generales y los posibles KPI’s sobre los cuales pueden definirse los objetivos y establecer los elementos de evaluación.

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